BỘ TÀI LIỆU CHUẨN VỀ TRUY XUẤT NGUỒN GỐC SẢN PHẨM, HÀNG HÓA
DÀNH CHO DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA, HỢP TÁC XÃ, HỘ SẢN XUẤT TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH HƯNG YÊN
(Áp dụng theo Nghị định số 13/2022/NĐ-CP, Quyết định số 100/QĐ-TTg và đồng bộ trên Hệ thống hy.check.net.vn)

TÀI LIỆU 1: SỔ TAY HƯỚNG DẪN TRUY XUẤT NGUỒN GỐC NÔNG SẢN

Chương I: Tổng quan về Truy xuất nguồn gốc (TXNG)

1. Truy xuất nguồn gốc là gì?

Theo quy định hiện hành, truy xuất nguồn gốc là khả năng theo dõi, nhận diện và xác định được một đơn vị sản phẩm qua từng công đoạn cụ thể của quá trình hình thành từ nguồn gốc nguyên liệu đầu vào, quá trình canh tác, thu hoạch, chế biến, đóng gói, bảo quan cho đến khi phân phối tới tay người tiêu dùng cuối cùng.

Trong kỷ nguyên số, mỗi sản phẩm khi đưa ra thị trường sẽ được gán một mã định danh duy nhất hiển thị dưới dạng mã QR Code (Quick Response Code). Khi người tiêu dùng sử dụng thiết bị thông minh để quét mã QR trên hệ thống hy.check.net.vn, toàn bộ thông tin minh bạch sau đây sẽ được hiển thị:

·     Thông tin cơ sở: Tên cơ sở sản xuất, địa điểm nhà xưởng/vùng trồng, thông tin liên hệ và các chứng nhận chất lượng đạt được (VietGAP, GlobalGAP, ISO, OCOP).

·     Nguồn gốc nguyên liệu: Xuất xứ hạt giống, con giống, phân bón, thức ăn chăn nuôi hoặc nhà cung cấp nguyên liệu thô đầu vào.

·     Nhật ký quy trình: Toàn bộ lịch sử chăm sóc, thời gian phun thuốc bảo vệ thực vật (đảm bảo thời gian cách ly an toàn), ngày thu hoạch.

·     Chế biến & Đóng gói: Ngày sản xuất, hạn sử dụng, thông số nhiệt độ bảo quản, tiêu chuẩn kỹ thuật đóng gói và mã số lô hàng (Batch/Lot number).

·     Phân phối: Thông tin đơn vị vận chuyển, thời gian xuất kho và điểm giao hàng phân phối lẻ.

2. Lợi ích cốt lõi đối với các chủ thể sản xuất kinh doanh

Việc triển khai TXNG mang lại những giá trị chiến lược to lớn, tạo ra thế kiềng ba chân vững chắc bảo vệ quyền lợi của tất cả các bên tham gia chuỗi giá trị:

·     Đối với Doanh nghiệp, HTX, Hộ sản xuất: Khẳng định uy tín thương hiệu trên thị trường thông qua sự minh bạch; là tấm vé thông hành bắt buộc để nông sản Hưng Yên dễ dàng tiếp cận hệ thống siêu thị lớn (Go!, WinMart, Co.opmart), các sàn thương mại điện tử lớn và phục vụ xuất khẩu chính ngạch; tối ưu hóa năng trị quản trị nội bộ và ngăn chặn triệt để vấn đề hàng giả, hàng nhái.

·     Đối với Người tiêu dùng: Xóa bỏ rào cản thông tin bất đối xứng; dễ dàng tự mình kiểm tra chất lượng sản phẩm bằng điện thoại; tuyệt đối yên tâm khi lựa chọn thực phẩm an toàn cho gia đình.

·     Đối với Cơ quan Quản lý Nhà nước: Số hóa công tác giám sát, hậu kiểm; nhanh chóng khoanh vùng và xử lý tận gốc khi phát sinh sự cố về an toàn thực phẩm, bảo vệ uy tín chung của nông sản tỉnh Hưng Yên.

3. Đối tượng áp dụng bắt buộc và khuyến khích

Hệ thống hướng dẫn này áp dụng toàn diện cho các nhóm đối tượng trên địa bàn tỉnh bao gồm: Các Doanh nghiệp nhỏ và vừa (SMEs); các Hợp tác xã (HTX) và Tổ hợp tác nông nghiệp; các Hộ sản xuất, trang trại canh tác độc lập; các Cơ sở chế biến sâu nông sản, thực phẩm; các Cơ sở đóng gói, phân phối và lưu thông hàng hóa.

TÀI LIỆU 2: QUY TRÌNH 10 BƯỚC XÂY DỰNG HỆ THỐNG TRUY XUẤT TRÊN HY.CHECK.NET.VN

Để chuẩn hóa dữ liệu đồng bộ lên Cổng thông tin truy xuất nguồn gốc sản phẩm, hàng hóa quốc gia, các cơ sở thực hiện nghiêm túc theo quy trình 10 bước khép kín dưới đây:

TÀI LIỆU 3: HƯỚNG DẪN CẬP NHẬT NHẬT KÝ SẢN XUẤT, CHẾ BIẾN

Lưu ý cốt lõi: Hiện nay, pháp luật KHÔNG BẮT BUỘC các cơ sở phải ghi chép nhật ký bằng hình thức điện tử trực tuyến hằng ngày. Các cơ sở hoàn toàn được phép ghi chép trên sổ tay/biểu mẫu giấy truyền thống lưu tại nhà xưởng. Tuy nhiên, để cấp được mã QR Code trên hệ thống hy.check.net.vn, toàn bộ dữ liệu từ sổ giấy phải được tổng hợp, cập nhật và đồng bộ lên phần mềm trước khi phát hành lô sản phẩm ra thị trường.

Nội dung bắt buộc phải lưu trữ và cập nhật theo từng giai đoạn:

1. Giai đoạn canh tác, trồng trọt, chăn nuôi

·     Ngày xuống giống/ngày gieo: Xác định mốc thời gian bắt đầu vụ mùa.

·     Nguồn gốc cây/con giống: Tên đơn vị cung cấp giống, chứng nhận kiểm dịch (nếu có).

·     Sử dụng phân bón/thức ăn: Ghi rõ chủng loại, liều lượng, công đoạn bón.

·     Sử dụng thuốc Bảo vệ thực vật/Thuốc thú y: Tên thương mại của thuốc, lý do sử dụng, hàm lượng, và đặc biệt phải ghi rõ ngày phun để kiểm soát thời gian cách ly an toàn.

·     Người thực hiện: Họ tên kỹ thuật viên hoặc nông hộ trực tiếp thao tác.

2. Giai đoạn thu hoạch sản phẩm

·     Ngày giờ thu hoạch thực tế: Đảm bảo đã đủ thời gian cách ly hóa chất.

·     Sản lượng thu hoạch: Tổng khối lượng (kg, tạ, tấn) của lô thu hoạch.

·     Người chịu trách nhiệm thu hoạch và phương thức vận chuyển về kho.

3. Giai đoạn chế biến sâu

·     Ngày giờ đưa vào chế biến: Phân loại theo mã lô nguyên liệu đầu vào.

·     Thông số công nghệ: Máy móc sử dụng, nhiệt độ sấy/nấu, thời gian chế biến.

·     Nhân viên vận hành trực ca chế biến.

4. Giai đoạn đóng gói thành phẩm

·     Quy cách bao bì: Chất liệu sử dụng (hộp nhựa, túi zip, màng co), khối lượng tịnh.

·     Mã lô sản xuất: Gán mã định danh duy nhất phục vụ truy xuất.

5. Giai đoạn vận chuyển và lưu thông

·     Thông tin nhà xe/đơn vị logistics: Biển số xe, tên tài xế.

·     Thời gian xuất kho, thời gian giao hàng dự kiến và địa điểm điểm đến (đại lý, siêu thị).

TÀI LIỆU 4: DANH MỤC HỆ THỐNG BIỂU MẪU CHUẨN

Để tạo thuận lợi cho việc chuẩn hóa dữ liệu, Chi cục ban hành bộ 10 biểu mẫu chuẩn in sẵn. Cơ sở có thể tải về trực tiếp từ cổng hy.check.net.vn để ghi chép thủ công hoặc nhập liệu trực tiếp:

·     Biểu mẫu 01: Hồ sơ đăng ký thông tin doanh nghiệp/HTX.

·     Biểu mẫu 02: Quản lý bản đồ thông tin vùng nguyên liệu.

·     Biểu mẫu 03: Nhật ký kiểm soát danh sách nhà cung cấp vật tư.

·     Biểu mẫu 04: Sổ nhật ký sản xuất nông nghiệp (dành cho vùng trồng).

·     Biểu mẫu 05: Sổ nhật ký chế biến nông sản (dành cho nhà xưởng).

·     Biểu mẫu 06: Phiếu theo dõi kết quả kiểm nghiệm, phân tích chất lượng.

·     Biểu mẫu 07: Biên bản giám sát quy trình đóng gói thành phẩm.

·     Biểu mẫu 08: Sổ quản lý nhập - xuất - tồn kho bãi.

·     Biểu mẫu 09: Lịch trình điều phối và vận chuyển hàng hóa.

·     Biểu mẫu 10: Quy trình và biên bản xử lý thu hồi sản phẩm lỗi (khi có sự cố).

TÀI LIỆU 5: QUY CHẾ BẢO VỆ VÀ QUẢN LÝ DỮ LIỆU TRUY XUẤT NGUỒN GỐC

Để đảm bảo tính nghiêm minh và giá trị pháp lý của con tem QR trên hệ thống hy.check.net.vn, tất cả các chủ thể phải tuân thủ nghiêm ngặt nguyên tắc 'ĐÚNG - ĐỦ - SẠCH - SỐNG' thông qua các quy định hành vi sau:

1. Các hành vi ĐƯỢC PHÉP và KHUYẾN KHÍCH thực hiện

·     Cập nhật dữ liệu kịp thời, khớp với thời gian thực tế phát sinh tại đồng ruộng/nhà xưởng.

·     Ghi rõ danh tính, phân quyền tài khoản cho đúng người trực tiếp thực hiện công việc.

·     Tích cực đính kèm hình ảnh thực tế (ảnh phun thuốc, ảnh bón phân, ảnh đóng gói) và chứng từ, hóa đơn mua vật tư đầu vào để tăng độ tin cậy đối với khách hàng.

2. Các hành vi NGHIÊM CẤM thực hiện

·     Nghiêm cấm ghi khống dữ liệu, tạo nhật ký hồi tố (ghi lùi ngày) hoặc bịa đặt thông tin.

·     Tuyệt đối không tự ý chỉnh sửa dữ liệu lịch sử sản xuất sau khi lô sản phẩm đã được phê duyệt phát hành mã QR ra thị trường.

·     Không chia sẻ, dùng chung tài khoản quản trị hệ thống hy.check.net.vn giữa các cơ sở khác nhau.

·     Nghiêm cấm làm giả hồ sơ kiểm nghiệm, giả mạo chứng nhận VietGAP/OCOP để trục lợi.

TÀI LIỆU 6: QUY TRÌNH HƯỚNG DẪN TẠO VÀ PHÁT HÀNH MÃ QR CODE

·     Bước 1: Tạo lô sản xuất trên hệ thống bằng cách liên kết sản phẩm với vùng trồng và khoảng thời gian thu hoạch thực tế.

·     Bước 2: Kiểm tra toàn bộ tính logic và đầy đủ của dữ liệu nhật ký sản xuất đã cập nhật.

·     Bước 3: Gửi yêu cầu sinh mã QR Code tự động trên hệ thống hy.check.net.vn tương ứng với số lượng đóng gói.

·     Bước 4: Tiến hành thiết kế và in tem QR Code bằng máy in chuyên dụng, đảm bảo độ sắc nét cao.

·     Bước 5: Dán tem QR trực tiếp lên bao bì sản phẩm (vị trí dễ thấy, không dán đè lên hạn sử dụng).

·     Bước 6: Sử dụng camera điện thoại thông minh quét thử ngẫu nhiên 3-5 sản phẩm để kiểm tra tính chính xác của đường link hiển thị thông tin trước khi xuất xưởng xuất kho.

TÀI LIỆU 7: QUY TRÌNH KIỂM SOÁT CHẤT LƯỢNG NÔNG SẢN LIÊN THÔNG

Quy trình kiểm soát chất lượng nông sản của tỉnh được vận hành theo mô hình kiểm soát 4 cấp nghiêm ngặt nhằm triệt tiêu hoàn toàn rủi ro mất an toàn vệ sinh thực phẩm:

Cấp 1: Doanh nghiệp/Hộ sản xuất tự kiểm tra, giám sát nội bộ định kỳ trong quá trình sản xuất -> Cấp 2: Ban quản lý Hợp tác xã (HTX) tổ chức kiểm tra chéo giữa các hộ thành viên để đảm bảo tính đồng đều -> Cấp 3: Chi cục Chất lượng, Chế biến và Phát triển thị trường tổ chức các đoàn thanh tra, kiểm tra đột xuất đối chiếu dữ liệu phần mềm với thực địa -> Cấp 4: Cơ quan chuyên môn tiến hành lấy mẫu kiểm nghiệm ngẫu nhiên các chỉ tiêu hóa chất tồn dư tại phòng thí nghiệm đạt chuẩn ISO. Chỉ các lô hàng đạt mọi tiêu chuẩn kiểm nghiệm mới được kích hoạt mã QR công bố và chính thức phát hành ra thị trường tiêu thụ.

TÀI LIỆU 8: CÂU HỎI THƯỜNG GẶP (FAQ) CHO CƠ SỞ TRIỂN KHAI

1. Có bắt buộc phải ghi nhật ký hằng ngày bằng hình thức điện tử không?

Không bắt buộc. Cơ sở có thể ghi chép tay vào sổ nhật ký giấy thông thường tại hiện trường sản xuất hằng ngày. Tuy nhiên, trước khi tiến hành xuất xưởng và dán tem QR cho lô sản phẩm đó, cơ sở phải tổng hợp thông tin để cập nhật toàn bộ lên hệ thống hy.check.net.vn thì hệ thống mới đủ căn cứ cấp mã.

2. Có thể sửa thông tin nhật ký sau khi đã phát hành mã QR Code không?

Tuyệt đối không thể tự ý sửa đổi trực tiếp trên hệ thống để đảm bảo tính minh bạch, chống gian lận thương mại. Trong trường hợp phát hiện lỗi sai sót khách quan, cơ sở phải gửi văn bản giải trình và lập hồ sơ điều chỉnh gửi lên Ban quản trị Chi cục để được phê duyệt sửa đổi theo đúng quy trình.

3. Tại vùng sản xuất không có mạng Internet thì có ghi chép dữ liệu được không?

Hoàn toàn được. Người lao động tiến hành ghi chép thông tin thô trực tiếp vào sổ giấy hoặc ghi chú trên điện thoại thông minh ở chế độ offline. Sau khi trở về khu vực có kết nối mạng Wifi/Internet, người quản trị sẽ tiến hành cập nhật đồng bộ dữ liệu lên hệ thống.

4. Thời hạn tối đa phải cập nhật dữ liệu lên hệ thống là bao lâu?

Để đảm bảo tính thời sự của dữ liệu, Chi cục khuyến khích cơ sở nên cập nhật ngay sau khi kết thúc mỗi công đoạn lớn, hoặc thực hiện tổng hợp cập nhật chậm nhất trong vòng 24 giờ kể từ khi phát sinh hoạt động sản xuất thực tế.

5. Ai là người phải chịu trách nhiệm pháp lý cao nhất về tính trung thực của dữ liệu?

Người trực tiếp được giao tài khoản nhập liệu chịu trách nhiệm hành chính cá nhân; Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, HTX, cơ sở sản xuất đó phải chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật về tính chính xác, trung thực và đầy đủ của mọi thông tin đã công bố công khai trên hệ thống.

TÀI LIỆU 9: DANH MỤC HỒ SƠ LƯU TRỮ TẠI CƠ SỞ (PHỤC VỤ HẬU KIỂM)

Mọi cơ sở tham gia chuỗi TXNG phải lưu trữ đầy đủ bộ hồ sơ bản cứng/bản mềm tại văn phòng trong thời gian tối thiểu 02 năm kể từ ngày xuất xưởng sản phẩm để phục vụ công tác thanh tra đột xuất:

·     Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/HTX/Hộ kinh doanh và Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện ATTP.

·     Hồ sơ quản lý vùng nguyên liệu (Bản đồ, danh sách hộ, diện tích, giấy chứng nhận VietGAP nếu có).

·     Hồ sơ, hóa đơn, chứng từ chứng minh nguồn gốc của nhà cung cấp vật tư đầu vào (giống, phân bón, bao bì).

·     Sổ nhật ký sản xuất nông nghiệp và Sổ nhật ký chế biến nông sản (bản gốc ghi chép tay).

·     Phiếu kết quả kiểm nghiệm chất lượng sản phẩm định kỳ và phiếu kiểm nghiệm theo từng lô.

·     Hồ sơ biên bản giám sát đóng gói, lệnh xuất kho và phiếu giao hàng vận chuyển.

·     Hồ sơ, phương án xử lý và thu hồi sản phẩm trong các trường hợp xảy ra sự cố khẩn cấp.

TÀI LIỆU 10: HƯỚNG DẪN TRIỂN KHAI ĐẶC THÙ CHO TỪNG NHÓM SẢN PHẨM SẢN XUẤT

Mỗi nhóm sản phẩm đặc trưng của tỉnh Hưng Yên sẽ có những điểm cốt lõi cần lưu ý nghiêm ngặt khi thực hiện TXNG:

·     Nhóm Cây ăn quả đặc sản (Nhãn lồng, cam, bưởi): Tập trung kiểm soát chặt chẽ mã số vùng trồng (MSVT) liên kết địa lý, kiểm soát lịch trình phun thuốc bảo vệ thực vật và tuyệt đối tuân thủ thời gian cách ly trước thu hoạch để phục vụ tiêu thụ nội địa cao cấp và xuất khẩu.

·     Nhóm Sản phẩm chế biến sâu (Long nhãn, tinh bột nghệ, mứt nhãn): Yêu cầu kiểm soát chặt chẽ nhật ký liên kết nguồn gốc của nguyên liệu tươi đầu vào, ghi chép chi tiết thông số nhiệt độ sấy, quy trình tiệt trùng, loại màng co bao bì sử dụng và thời hạn sử dụng sản phẩm.

·     Nhóm Chăn nuôi và Thủy sản (Lợn, gà, cá): Tập trung minh bạch nhật ký tiêm phòng vaccine, kiểm soát danh mục thức ăn chăn nuôi, thời gian cách ly thuốc thú y và giấy chứng nhận kiểm dịch động vật khi xuất bán.

·     Nhóm Sản phẩm OCOP của tỉnh: Bắt buộc phải tích hợp đầy đủ thông tin xếp hạng sao OCOP, câu chuyện sản phẩm, các chứng nhận chất lượng cốt lõi để nâng cao giá trị thặng dư thương mại.

ĐỀ XUẤT SỐ HÓA VÀ PHÁT HÀNH BỘ TÀI LIỆU TRÊN NỀN TẢNG SỐ

·     E-Book/Sổ tay điện tử định dạng PDF: Thiết kế giao diện trực quan, tối ưu hóa hiển thị trên điện thoại thông minh để người dân có thể tải về và tra cứu nhanh mọi lúc mọi nơi.

·     Chuỗi Video Animation/Hội họa chuyển động: Thời lượng ngắn từ 2-3 phút cho mỗi bước, hướng dẫn trực quan các thao tác click chuột trên phần mềm hy.check.net.vn để ngay cả nông dân cao tuổi cũng dễ dàng tự làm được.

·     Kho mẫu biểu điện tử tương tác: Cho phép người dùng tải xuống định dạng file Excel/Word chuẩn hóa để áp dụng ngay vào quản lý nội bộ tại cơ sở.

·     Bảng đồ họa thông tin Infographic: Tóm tắt 10 bước quy trình và bộ quy chế quản lý dữ liệu bằng hình ảnh sinh động, dễ hiểu để in ấn poster treo tại các văn phòng HTX và nhà xưởng chế biến.

·     Hệ thống khóa học trực tuyến ngắn hạn (E-learning): Tích hợp sẵn bài kiểm tra trắc nghiệm 15 phút về kiến thức TXNG trên hệ thống; tự động cấp chứng nhận điện tử sau khi cơ sở hoàn thành đạt yêu cầu, tạo điều kiện thuận lợi khi làm hồ sơ xét duyệt nâng hạng OCOP.